Désormais, lorsque vous créez un PDF de vos documents (bons, devis, factures…), une icône signale que le document a été « édité ».
Un nouveau filtre avancé vous permet de faire le tri entre les documents déjà imprimés et ceux qui ne le sont pas encore.
Vous avez également la possibilité d’annuler ou d’ajouter manuellement l’affichage de cette information sur un ou plusieurs document, grâce aux boutons d’action dédiés.
Outil de recalcul du solde client
Un nouvel outil disponible dans la fiche client, onglet « Facturation », vous permet de recalculer le solde actuel du client sélectionné, en fonction d’un solde de départ différent, et de toutes les écritures déjà effectuées sur PROTHESIS CLOUD (factures, avoirs, règlements, OD).
Annulation multiple de facture
Depuis la liste des factures, vous disposez dorénavant d’un traitement multiple qui permet la création de plusieurs avoirs d’annulation de factures en une seule fois. Par sécurité, cette opération est soumise à une étape de saisie d’un texte de confirmation du traitement.
Améliorations
Versionning
La version du logiciel est désormais affichée dans le menu « aide » > « Notes de version ».
Corrections
Saisie de bons
La liste des teintes et des teintiers ne se superpose plus à la liste des dents sur certains affichages.
Des QR codes ont été ajoutés à vos documents (devis, bons d’essayages, bons de livraison et factures).
Vous pouvez scanner ces QR codes à l’aide d’un smartphone ou d’une douchette à code-barres 2D (voir la liste des douchettes conseillées) afin d’afficher les documents à l’écran.
Vos clients peuvent également accéder à leurs documents numériques en scannant les QR codes, à condition que ces documents soient publiés dans leur espace client.
Alerte sur facturation paginée
Un système d’alerte vous averti désormais des bons de livraison présents sur d’autres pages lors de la facturation directe des bons d’un ou plusieurs clients, depuis les flux de production.
Les laboratoires ont désormais la possibilité d’afficher les informations de leur assurance RC Pro (Responsabilité Civile Professionnelle) sur leurs factures. Cette mention est obligatoire pour les auto-entrepreneurs.
Vous pouvez indiquer le nom de l’assurance et la couverture géographique du contrat dans le champ dédié, via les paramètres du laboratoire, onglet « Documents ». Ce champ permet les sauts de lignes, qui seront retranscrits sur vos factures.
Corrections
Clients
La validation d’une fiche client fonctionne à nouveau normalement, en redirigeant l’utilisateur sur la liste des clients.
Vous pouvez dès à présent activer les relances automatiques des impayés sur vos espaces clients.
Dans « Mon compte » > « Paramètres des espaces utilisateurs », vous avez la possibilité d’indiquer un délai d’envoi des e-mails de relance, par rapport à la date d’échéance des factures.
Vous pouvez également paramétrer ces délais plus finement par client, dans l’onglet « Facturation » de la fiche de ces derniers.
Vos factures doivent obligatoirement être publiées sur l’espace client pour être relancées. Si c’est bien le cas, alors jusqu’à 2 e-mails par facture impayée seront envoyées aux dates configurées.
RECRÉATION DES BONS
Vous avez la possibilité de recréer à tout moment les bons de livraison d’une facture ou d’un avoir. Pour cela, il vous faut cliquer sur le nouveau bouton « Recréer les bons de livraison » présent dans les listes et les aperçus de factures et de factures d’avoir.
Il est désormais possible de marquer un travail comme « Offert » et/ou « Refait ».
En saisie de bon, si vous appliquez une remise sur un article, vous avez la possibilité de sélectionner ces deux options.
En cochant le bouton « Offert », vous appliquez automatiquement une remise de 100% sur l’article. La mention « Offert » apparaît en toutes lettres sur le bon et sur la facture.
En cochant le bouton « Refait », vous signalez que le travail a été « refait » sur vos documents.
Vous avez également la possibilité d’en sélectionner la cause (erreur de teinte, problème d’occlusions…).
De nouvelles statistiques sont disponibles dans vos tableaux de bord : statistiques des remises sur bon par client, par article, par famille, statistiques des remises sur facture par client…
Ces exports Excel vous permettent de distinguer, entre-autres, les remises commerciales accordées à vos clients des remises occasionnées par les « refaits », ainsi que leurs différentes causes.
Créez librement des espaces pour vos clients en ajoutant leurs adresses e-mail d’utilisateurs depuis votre annuaire.
Publiez vos devis, bons d’essayage, bons de livraisons et factures (pro forma, définitives et avoirs) et rendez-les directement consultables en ligne, en un simple clic du bouton « Publier sur l’espace client » sur les documents souhaités : des notifications par e-mail sont alors immédiatement envoyées à vos clients.
Vous pouvez également choisir d’annuler une publication (la « dépublier »), et de laisser un commentaire pour justifier cette action.
Vous avez la possibilité de choisir d’afficher ou non vos tarifs, depuis « Mon compte » > « Paramètres des espaces utilisateurs ».
Les espaces clients de type « membre de groupe » n’accèdent ni aux tarifs du laboratoire, ni aux factures du groupe. Sur ce type d’espaces, les documents sont obligatoirement affichés sans montants.
Vous avez la possibilité d’ « explorer » vos espaces clients pour en vérifier le contenu, à partir de votre annuaire client.
Un export vers Excel vous permet d’extraire la liste des utilisateurs qui accèdent à vos espaces clients.
Les utilisateurs connectés aux espaces clients peuvent consulter et télécharger les documents mis à disposition par le laboratoire : factures, devis, certificats de traçabilité…
Pour chaque nouvelle publication sur l’espace client, les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail. Il leur est possible d’activer/désactiver ces alertes dans « Mon compte » > « Paramètres des notifications par e-mail ».
La connexion d’une même adresse e-mail à plusieurs comptes est possible.
Vous avez désormais à votre disposition plusieurs exports de statistiques vers Excel, depuis vos tableaux de bord.
Le « Comparatif annuel » permet de consulter votre chiffre d’affaires année par année, mois par mois. Il est accessible via le bouton présent sur le graphique « Chiffre d’affaires annuel ».
Les statistiques clients sont consultables en valeur ou en pourcentage (chiffre d’affaires proportionnel par client). Elles sont disponibles depuis le graphique « Top 5 clients », et permettent d’obtenir les données de l’ensemble de votre clientèle facturée.
L’export des statistiques articles (en valeur, en pourcentage ou en quantité) peut être obtenu depuis le graphique « Top 5 articles ». Il concerne l’intégralité de votre catalogue facturé.
Enfin, les statistiques de vos familles d’articles (en valeur, en pourcentage ou en quantité) sont disponibles depuis le graphique « Top 5 familles ».
Vous pouvez désormais obtenir très simplement la liste des factures à relancer, ainsi que la liste de publipostage des relances vers Excel.
Pour cela, utilisez le nouveau bouton d’export disponible en haut à droite de la liste des factures.
La liste des « Factures à relancer » vous donne une liste simplifiée des factures dont la date d’échéance est dépassée et dont le reste à payer est supérieur à 0. Cette liste comprend le numéro de facture, les dates de facturation et d’échéance, le nom et le code du client, le montant de la facture et le reste à payer.
Le « Publipostage des relances » vous donne toutes les autres informations utiles pour créer un publipostage de lettres de relances.
Améliorations
Liste des règlements
Amélioration de l’affichage des colonnes de la liste des règlements, qui pouvaient se décaler en fonction du contenu.
Corrections
Liste des familles / catégories / teintiers
Correction du problème de zone cliquable dans les listes.
Ajoutez le logo du pays de votre laboratoire sur vos documents de livraison et déclaration de conformité DMSM !
Pour cela, il faut vous rendre dans « Mon compte » > « Paramètres du laboratoire » > « Documents », puis ajouter votre image au format .SVG dans la section dédiée.
Ce logo s’affichera sur les bons, devis et déclaration DMSM, à condition qu’aucun des articles présents sur le document n’ai été sous-traité en dehors du pays.
Améliorations
PDF
Amélioration du rendu de l’encart patient sur les documents.
La couleur d’accentuation s’applique également sur l’adresse du laboratoire en mode « ligne d’entête ».
La mention « Patient » n’apparaît plus sur les factures si aucune information patient n’est à afficher.
Vous pouvez désormais modifier le thème de couleur des PDF de vos bons, factures et tarifs.
Pour cela, il faut vous rendre dans « Mon compte » > « Paramètres du laboratoire » > « Documents », puis modifier :
La couleur principale (couleur de fond des grands blocs sur les documents),
La couleur secondaire (couleur du texte des grands blocs),
La couleur d’accentuation (adresse du laboratoire en entête, titres, informations patient, totaux…).
Textes personnalisés en pied de documents
Vous pouvez faire apparaître un texte personnalisé (exemple : fermeture annuelle du laboratoire) sur vos différents documents.
Pour cela, il faut vous rendre dans « Mon compte » > « Paramètres du laboratoire » > « Documents ».
Vous pouvez paramétrer un texte différent pour vos tarifs, devis, bons d’essayage, bons de livraison et factures.
Améliorations
PDF des factures et des bons/devis
Les informations patient (code et identifiant) sont davantage mis en évidence sur les documents.
Le nom du client est affiché sur toutes les pages, en pied de document.
Des QR codes ont été ajoutés à vos documents (devis, bons d’essayages, bons de livraison et factures).
Vous pouvez dès à présent activer les relances automatiques des impayés sur vos espaces clients.
Il est désormais possible de marquer un travail comme « Offert » et/ou « Refait ».
Les espaces clients sont disponibles !
