Vous pouvez désormais générer des relevés de bons sur PROTHESIS CLOUD.
Ce nouveau type de document, complémentaire aux factures et donnant accès à l’information du nom de patient aux cabinets dentaires, est disponible sur simple clic-droit aussi bien côté laboratoire que côté espace client.
Vous pouvez également paramétrer le logiciel pour que les relevés de bons accompagnent systématiquement vos factures.
Toutes les informations sur l’utilisation des relevés de bons sont disponibles dans notre documentation en ligne.
En cas d’erreur, il vous est maintenant possible d’annuler un avoir libre, en créant une facture correspondante.
Le bouton « Annuler l’avoir » est disponible uniquement sur les avoirs de type « avoir libre ». Pour annuler un « avoir d’annulation », il est toujours possible de recréer les bons de ce dernier et de créer manuellement la facture correspondante.
Les factures de type « annulation d’avoir » sont filtrables dans les listes.
Ce nouveau type de facture est pris en compte dans les statistiques, les exports comptables et autres exports Excel de l’application.
Améliorations
Glisser-déposer
L’organisation des matières dans les bons de livraison a été revu, de manière à autoriser le glisser-déposer naturel de ces dernières.
Le bouton « echap » permet d’annuler correctement le glisser-déposer en cours d’action.
Corrections
OD
Correction du problème de création d’OD sans information de banque renseignée au niveau du laboratoire.
Correction du problème de changement de client sur les OD de type « profit ».
Vous pouvez désormais demander à imprimer des étiquettes au format 89x28mm depuis vos bons de livraison ou vos bons d’essayage.
Ces étiquettes sont destinées à être collées sur vos emballages de prothèses dentaires, et à remplacer les bons de livraison classiques, puisqu’un scan du QR-code permettra à vos clients d’accéder à toutes les informations de la prothèse (y compris la déclaration DMSM et la fiche de traçabilité) sur leurs espaces clients.
Conformément au règlement (UE) 2017/745, la mention « Dispositif Médical Sur Mesure non stérile » est présente sur l’étiquette, ainsi que d’éventuelles informations de risques dûs aux matériaux utilisés (textes à paramétrer dans les catégories de vos produits, comme le chrome-cobalt par exemple).
Les étiquettes générées par PROTHESIS CLOUD ont été spécialement conçues pour être compatibles avec des imprimantes à étiquettes, ou étiqueteuses (voir la liste des étiqueteuses conseillées). Le format d’étiquette proposé par l’application est 89x28mm. Il est toutefois possible d’utiliser d’autres formats, sans garantie d’un résultat optimal, en cochant l’option de mise à l’échelle « Ajuster à la zone imprimable » dans les paramètres d’impression de votre lecteur PDF.
Vous pouvez demander à imprimer une étiquette ponctuellement, en effectuant un clic droit sur l’un des boutons de création de PDF des bons.
Vous pouvez également paramétrer votre logiciel pour que les étiquettes soient systématiquement générées à la place des bons. Pour cela, vous devez vous rendre dans « Mon compte » > « Paramètres du laboratoires » > onglet « Documents », et activer les options « Etiquettes à la place des bons d’essayage » et/ou « Etiquettes à la place des bons de livraison ».
Par ailleurs, il est possible de paramétrer ces options dans votre catalogue client, si vous souhaitez alterner entre bons et étiquettes en fonction du destinataire.
Le détail des règlements d’une facture est désormais affiché sur l’écran d’aperçu de cette dernière.
Ce nouvel affichage permet de distinguer le reste à payer et les diverses opérations qui soldent entièrement ou partiellement la facture (paiements, avoirs ou OD).
Cette fonctionnalité est également disponible sur vos espaces clients.
Améliorations
Listes avec « glisser-déposer »
Les listes permettant de « glisser-déposer » des éléments ont été améliorées : il est dorénavant possible de faire défiler verticalement la liste si la destination souhaitée de l’élément est en dehors de l’écran.
Corrections
Avoirs libres
La validation au clavier des avoirs libres fonctionne normalement.
Vous pouvez désormais créer des avoirs libres pour de corriger des erreurs de facturation, sans avoir à annuler intégralement vos factures !
Depuis votre liste de facture, un clic sur le bouton « Créer un avoir » vous donne à présent le choix entre l’avoir d’annulation et l’avoir libre.
Alors que l’avoir d’annulation permet, comme habituellement, d’annuler une facture intégralement, l’avoir libre permet de créer une ou plusieurs lignes d’avoir au montant que vous souhaitez.
Les avoirs libres n’ont pas d’impact sur les statistiques des articles (et familles) de la facture de référence. Si vous souhaitez rectifier une erreur de la facture de référence et réajuster les statistiques des articles correspondants, l’annulation de facture est à privilégier. Il en est de même pour la traçabilité, l’annulation de facture étant le seul moyen d’annuler et de recréer un bon avec les bonnes informations de matériaux.
Vous pouvez créer plusieurs avoirs libres sur la même facture. En revanche, la somme de ces avoirs ne peut pas dépasser le montant total de cette facture de référence.
Vous pouvez dorénavant créer un avoir sur une facture déjà réglée (partiellement ou totalement).
L’avoir nouvellement créé va s’imputer automatiquement sur sa facture de référence, si cette dernière n’est pas totalement réglée. Si la facture est soldée et que l’avoir n’a pas été complètement utilisé, la partie de l’avoir restant sera disponible pour une autre facture. On parle ici de « reste à utiliser ».
Le « reste à utiliser » est consultable dans la liste des avoirs. Il sera appliqué automatiquement aux nouvelles factures du client concerné, ou manuellement par l’intermédiaire du bouton « Modifier l’utilisation de l’avoir ».
Le bouton « Modifier l’utilisation de l’avoir » permet par ailleurs de changer à tout moment les factures sur lesquelles doivent s’imputer l’avoir.
Le « reste à utiliser » des avoirs est également consultable depuis vos espaces clients. Un filtre permet de n’afficher que les avoirs avec un montant disponible.
La différence entre avoir d’annulation et avoir libre est visible dans la liste des avoirs. Un filtre permet de n’afficher qu’un seul de ces types d’avoir.
Les exports Excel de la liste des avoirs font également la distinction entre avoirs d’annulation et avoirs libres. Certains exports ne concernent qu’un seul type d’avoir, comme précisé dans leur libellé.
Améliorations
Paramétrage de l’affichage des montants sur les PDF
Une note d’explication a été ajoutée pour préciser que le paramétrage de l’affichage des montants ne concerne que les documents générés côté laboratoire. En effet, dans les espaces clients, les montants sont toujours affichés pour les clients facturables (dont les groupes), et masqués pour les membres de groupes.
Depuis votre liste de clients, vous pouvez désormais affecter un tarif à une sélection de clients, à l’aide des traitements multiples. Cela vous permet, par exemple, de créer facilement un nouveau tarif et de l’appliquer ensuite aux clients de votre choix en quelques clics.
PDF à la demande
Grâce au clic-droit (ou appui long sur les périphériques mobiles) sur les boutons de PDF, vous avez dorénavant la possibilité de demander une version spécifique de vos bons de livraison : avec et/ou sans montant, ou uniquement la déclaration DMSM avec sa fiche de traçabilité.
Du côté des espaces clients, les utilisateurs peuvent également demander, par le biais du clic-droit, le bon de livraison classique ou uniquement la déclaration DMSM et fiche de traçabilité.
Le nom du fichier PDF de déclaration DMSM et traçabilité comporte désormais les code et identifiant patient.
Améliorations
Ordre de tri naturel
Vos listes sont désormais triées « naturellement ». Si vous utilisez des valeurs numériques (par exemple « Appareil 10 dents »), le tri sera toujours juste et la suite numérique sera respectée.
Création / édition de compte utilisateur d’espace client
Une note d’explication apparaît désormais sur les écrans de création et d’édition des comptes utilisateurs d’espace client, afin de vous donner une description des e-mails qui seront envoyés à vos clients.
Corrections
PDF de Factures
Le message d’erreur « Quelqu’un a modifié cet enregistrement… » n’apparaît plus à la première génération du PDF d’une facture.
Raccourcis clavier
Les raccourcis clavier de validation de bon (CTRL+Entrée pour une validation simple, Shift + Entrée pour une validation suivie d’une création de nouveau bon) fonctionnent à nouveau normalement.
Listes
Les icônes signalant une annulation ou désactivation (facture annulée, article désactivé etc…) apparaissent à nouveau normalement dans les listes.
Désormais, lorsque vous créez un PDF de vos documents (bons, devis, factures…), une icône signale que le document a été « édité ».
Un nouveau filtre avancé vous permet de faire le tri entre les documents déjà imprimés et ceux qui ne le sont pas encore.
Vous avez également la possibilité d’annuler ou d’ajouter manuellement l’affichage de cette information sur un ou plusieurs document, grâce aux boutons d’action dédiés.
Outil de recalcul du solde client
Un nouvel outil disponible dans la fiche client, onglet « Facturation », vous permet de recalculer le solde actuel du client sélectionné, en fonction d’un solde de départ différent, et de toutes les écritures déjà effectuées sur PROTHESIS CLOUD (factures, avoirs, règlements, OD).
Annulation multiple de facture
Depuis la liste des factures, vous disposez dorénavant d’un traitement multiple qui permet la création de plusieurs avoirs d’annulation de factures en une seule fois. Par sécurité, cette opération est soumise à une étape de saisie d’un texte de confirmation du traitement.
Améliorations
Versionning
La version du logiciel est désormais affichée dans le menu « aide » > « Notes de version ».
Corrections
Saisie de bons
La liste des teintes et des teintiers ne se superpose plus à la liste des dents sur certains affichages.
Des QR codes ont été ajoutés à vos documents (devis, bons d’essayages, bons de livraison et factures).
Vous pouvez scanner ces QR codes à l’aide d’un smartphone ou d’une douchette à code-barres 2D (voir la liste des douchettes conseillées) afin d’afficher les documents à l’écran.
Vos clients peuvent également accéder à leurs documents numériques en scannant les QR codes, à condition que ces documents soient publiés dans leur espace client.
Alerte sur facturation paginée
Un système d’alerte vous averti désormais des bons de livraison présents sur d’autres pages lors de la facturation directe des bons d’un ou plusieurs clients, depuis les flux de production.
Les laboratoires ont désormais la possibilité d’afficher les informations de leur assurance RC Pro (Responsabilité Civile Professionnelle) sur leurs factures. Cette mention est obligatoire pour les auto-entrepreneurs.
Vous pouvez indiquer le nom de l’assurance et la couverture géographique du contrat dans le champ dédié, via les paramètres du laboratoire, onglet « Documents ». Ce champ permet les sauts de lignes, qui seront retranscrits sur vos factures.
Corrections
Clients
La validation d’une fiche client fonctionne à nouveau normalement, en redirigeant l’utilisateur sur la liste des clients.
Vous pouvez désormais générer des relevés de bons sur PROTHESIS CLOUD.
Vous pouvez désormais créer des avoirs libres pour de corriger des erreurs de facturation, sans avoir à annuler intégralement vos factures !
Le « reste à utiliser » est consultable dans la liste des avoirs. Il sera appliqué automatiquement aux nouvelles factures du client concerné, ou manuellement par l’intermédiaire du bouton « Modifier l’utilisation de l’avoir ».
Des QR codes ont été ajoutés à vos documents (devis, bons d’essayages, bons de livraison et factures).