Un nouveau bouton permet de vérifier la présence de nouvelles factures d’achat, sans attendre le prochain relevé de facture automatique (deux fois par jour).
Vous avez désormais la possibilité d’obtenir vos listes de factures, avoirs et pro formas au format PDF, en fonction des filtres et des tris que vous avez appliqué sur vos listes.
Liste des règlements et OD au format PDF
Vous pouvez également obtenir vos listes de règlements et OD au format PDF, en fonction des filtres et des tris que vous avez appliqué sur vos listes.
Améliorations
Journaux comptables
Dans le journal des ventes, les remises sur ligne de facture sont désormais ventilées dans les comptes de remise, tout comme le sont les remises sur pied de facture. Cette nouvelle ventilation permet de conserver les valeurs intactes des comptes produits.
Le journal des ventes, le journal de trésorerie et le journal des OD au format PDF sont désormais présentés sous forme de journaux comptables, avec ventilation et colonnes débit/crédit. Pour retrouver l’ancienne forme de ces tableaux, vous devez dorénavant passer par les listes de factures au format PDF (voir section « Nouvelles fonctionnalités »).
Corrections
Facture électronique
Les factures en erreur de transport chez la Plateforme Agréée d’émission ne sont plus affichées comme « Rejetée », mais comme « Déposée (en cours de traitement) ». Une nouvelle tentative de transmission devrait suivre.
OD
Il n’est plus possible de modifier le règlement d’une facture associée à une OD : la suppression de l’OD est alors nécessaire.
PROTHESIS CLOUD récupère désormais automatiquement vos factures et avoirs fournisseurs au format électronique, via notre Plateforme Agréée partenaire, dont l’offre est comprise dans votre abonnement.
Un nouveau menu « Factures d’achat » fait son apparition dans votre espace laboratoire, avec deux onglets : « Factures d’achat » et « Avoirs d’achat ».
Les trois formats du socle réglementaire sont reconnus (UBL, CII et Factur-X) et une icône vous signale, sur chaque ligne, le format que votre fournisseur a émis.
Chaque document donne accès à trois actions : ouvrir / télécharger le lisible PDF, ouvrir / télécharger le fichier original et télécharger les pièces jointes.
La mention « Document édité » distingue ce que vous avez déjà traité de ce qui reste à traiter. Elle se pose automatiquement dès que vous ouvrez le lisible ou téléchargez l’original, et reste modifiable à la main, sur une ligne comme sur une sélection.
Les listes disposent des mêmes outils que vos factures de vente : recherche libre, filtre par type de document, recherche par période, tri mémorisable et totaux HT / TTC de la sélection.
Les avoirs affichent leurs montants en négatif, indiquent la facture de référence qu’ils corrigent et permettent de l’ouvrir d’un clic lorsqu’elle a été reçue.
Deux nouveaux exports Excel sont disponibles, « Factures d’achat » et « Avoirs d’achat ».
La réception suppose que votre laboratoire ait signé un mandat avec notre Plateforme Agréée partenaire. Tant que ce mandat n’est pas en place, la page reste vide. Veuillez consulter cette page pour plus d’informations.
Droits d’accès
Une nouvelle option « Factures d’achat » apparaît dans la section « Modules autorisés » de vos rôles. Vos rôles existants ont été mis à jour automatiquement : tout rôle qui avait accès aux « Factures » a reçu l’accès aux « Factures d’achat ». Vous n’avez donc rien à reprendre, sauf si vous souhaitez distinguer les deux.
Suivi du cycle de vie et traitement des factures reçues
Pour les laboratoires français, la réception s’accompagne du suivi du cycle de vie de la réforme et des deux actions que le destinataire d’une facture peut déposer (Ce dispositif ne s’applique pas hors de France.).
Le statut de réception de chaque facture et de chaque avoir est affiché sous sa date, avec un code couleur, et suit les évolutions que la plateforme nous signale, de « Déposée sur la plateforme d’émission » jusqu’à « Encaissée par le fournisseur ».
Un filtre « Statut des réceptions » permet de n’afficher que les documents dans un statut donné, par exemple ceux qui restent à traiter.
Un clic sur une ligne ouvre le détail du document, d’où vous pouvez approuver ou refuser la facture. Le statut correspondant est transmis à votre fournisseur via notre Plateforme Agréée partenaire.
Le refus impose de choisir un motif normalisé parmi les treize prévus par la réforme (taux de TVA erroné, facture en doublon, erreur de destinataire, etc.). Transmis sous forme de code, ce motif permet à votre fournisseur de traiter votre refus automatiquement.
Les boutons se grisent d’eux-mêmes lorsque le statut courant n’autorise plus l’action, conformément aux transitions prévues par la norme.
Améliorations
Modifier les tags
Les boutons « Annuler » et « Valider » restent toujours visible dans la fenêtre de traitement multiple « Modifier les tags », même lorsque la liste de tags existants est ouverte.
PROTHESIS CLOUD vous permet désormais de poser des tags (des étiquettes libres) sur vos articles et sur vos clients, puis de les retrouver comme autant de colonnes dans vos exports de statistiques. Vous isolez ainsi les lignes qui vous intéressent et vous en obtenez le total, sans créer de structure supplémentaire dans votre catalogue ni dans votre annuaire.
Un champ « Tags » est ajouté sur la fiche de vos articles et sur celle de vos clients. Un tag se crée en le saisissant, se renomme d’un seul geste pour tous les éléments qui le portent, et disparaît de lui-même dès que plus aucun article ni aucun client ne le porte.
Un nouveau traitement multiple « Modifier les tags » vous permet de taguer plusieurs articles ou plusieurs clients en une seule opération, depuis leur liste.
Vos tags s’affichent dans les listes de vos articles et clients, sous le code de chaque élément. Le champ « Rechercher dans la liste » cherche également dans leurs libellés.
Neuf exports de statistiques (statistiques articles, statistiques clients, remises sur bon et remises sur facture) présentent une colonne par tag, marquée d’une croix sur les lignes concernées.
Cette fonctionnalité répond notamment au besoin des laboratoires belges, qui doivent extraire chaque année le chiffre d’affaires entrant dans l’assiette de la redevance annuelle due à l’AFMPS.
Les codes des journaux de vente, de banque et des OD passent de 2 à 6 caractères possibles, afin de les rendre compatibles avec tous les logiciels de comptabilité du marché.
Annuaire client
Le numéro de TVA intracommunautaire ne se calcule plus automatiquement, pour éviter de renseigner un numéro de TVA aux clients qui n’en n’ont pas. En revanche, un contrôle de validité à été ajouté.
Corrections
Facturation
Le fait d’être connecté à notre Plateforme Agréée partenaire ne bloque plus la facturation.
Les statuts de transmission de la facture électronique en Belgique sont désormais plus précis : au lieu de n’afficher que l’information de dépôt sur la plateforme d’émission, le statut est mis à jour lorsque la Plateforme Agréée transmet à son tour la facture vers le destinataire. Si cette opération aboutit à une erreur, cette dernière est remontée dans l’interface PROTHESIS CLOUD.
PROTHESIS CLOUD vous permet désormais de saisir les trois références attendues pour les transactions avec le secteur public (Code service exécutant, Numéro de marché public et Engagement juridique) et de les transmettre automatiquement dans vos factures électroniques (Factur-X et UBL Peppol). Vos factures sont conformes à la norme AFNOR XP Z12-012 (règles BR-FR-CPRO-11, BR-FR-CPRO-14 et BR-FR-CPRO-15) et sont acceptées par Chorus Pro.
L’option Secteur public sur la fiche client active deux champs dédiés (Code service exécutant et Numéro de marché public).
Engagement juridique / Regroupement
Un champ Engagement juridique / Regroupement est ajouté sur les flux bon de production.
La règle « 1 engagement juridique = 1 facture » est appliquée automatiquement : la réglementation française impose une facture distincte par engagement juridique pour permettre le rapprochement comptable côté GEF hospitalier. PROTHESIS CLOUD applique cette règle sans intervention de votre part : les bons portant la même valeur sont réunis sur une seule facture (ou pro forma), ceux portant des valeurs différentes sont séparés.
Pour les clients du secteur privé, le champ Engagement juridique / Regroupement peut également être utilisé pour saisir un code interne au cabinet (par exemple un nom de praticien associé ou une référence comptable), afin de répartir les bons sur plusieurs factures (ou pro formas) selon votre propre logique de regroupement.
Conservation à travers le cycle de vie de la facture : l’engagement juridique saisi sur le bon est repris automatiquement sur la facture pro forma, puis sur la facture définitive, puis sur l’avoir éventuel. Vous ne le saisissez qu’une seule fois.
Restitution sur les factures PDF : les trois références apparaissent automatiquement sous le bloc d’adresse de votre client. Le libellé s’adapte à la nature du client : Engagement juridique pour un client public, Regroupement pour un client privé.
Transmission XML automatique : vos références sont portées dans les balises du fichier Factur-X (profil EXTENDED-CTC-FR) ou UBL Peppol BIS Billing 3.0. Aucune manipulation supplémentaire de votre part.
Nouveau filtre de recherche : un filtre N° d’engagement juridique / regroupement est disponible sur l’ensemble des listes de bons, de pro forma, de factures définitives et d’avoirs (espace laboratoire et espace client). Le filtre est conservé lorsque vous changez d’onglet entre pro forma, factures et avoirs.
Affichage dans les listes : une vignette dédiée affiche l’engagement juridique (ou le regroupement) à côté des autres informations principales du document, pour identifier vos pièces d’un coup d’œil.
Ajout du code patient et du nom du praticien prescripteur (groupes de facturation) dans les attributs d’article des XML des factures électroniques (UBL et Factur-X).
Les factures électroniques UBL embarquent désormais le lisible au format PDF. Cela permet à vos clients d’accéder au document généré par PROTHESIS CLOUD avec sa mise en page habituelle, sans dépendre d’un outil d’interprétation du fichier XML.
Corrections
Factures avec relevés de bons
La facture avec relevé de bon n’est officiellement pas un Factur-X, car le PDF d’un Factur-X ne doit contenir que la facture elle-même. Le logo « FX » n’apparaît plus sur les boutons de PDF lorsque votre configuration implique l’ajout automatique du relevé de bon au PDF.
La configuration d’ajout automatique du relevé de bon au PDF ne bloque plus la création du PDF avec la facture seule au clic droit de la souris.
Les exports Excel sont désormais compatibles avec Numbers (macOS).
Il n’y a plus besoin d’enregistrer le fichier Excel avant d’effectuer un publipostage avec un outil de traitement de texte (Word).
Sécurité et performances
Améliorations de la sécurité et des performances du logiciel.
Corrections
Clients
Dans la fiche client, le préremplissage des lignes d’adresse « Numéro et libellé de la voie » et « Entrée, bâtiment, immeuble, résidence, zone industrielle » se fait correctement à l’aide de l’outil de recherche d’adresse électronique.
