Afin de respecter la législation en vigueur relative au RGPD, les laboratoires sont tenus de ne pas imprimer les noms de patient sur les factures. En effet, tant que le document reste entre le laboratoire et le cabinet dentaire cette information sensible est tout à fait légitime, mais lorsqu’il passe entre les mains du comptable, elle enfreint les directives.
Comment concilier le respect de la législation et le besoin des cabinets dentaires de « pointer » une facture à l’aide des noms de patient ?
Une solution, simple à mettre en place, consiste à fournir aux cabinets dentaires qui le souhaitent un relevé de bons, copie de la facture à un détail près : les noms de patients y sont affichés.
Pour ne pas afficher les noms des patients sur vos factures définitives, veillez à saisir le nom de patient dans le champ « Identifiant patient » en création de bon. Dans vos paramètres laboratoire et clients, l’option « Identifiants patients sur facture définitive » doit être décochée.
Les codes patients sont quant à eux systématiquement affichés sur les factures.
Générer un relevé de bons à la demande #
Pour générer un relevé de bons ponctuellement pour un client, il suffit de faire un clic-droit sur un des boutons de PDF des factures (« Ouvrir le PDF », « Télécharger le PDF » ou « Obtenir les PDF multiples »).
Les relevés de bons peuvent être obtenus à partir de factures pro formas (par anticipation d’une future facturation), ou à partir de factures définitives.
Le choix « Relevé de bons » génère uniquement le relevé demandé, alors que le choix « Facture définitive avec relevé de bons » assemble les 2 documents dans un seul fichier PDF.
Générer systématiquement un relevé de bons pour chaque facture #
Il est possible de paramétrer le logiciel afin d’obtenir automatiquement un relevé de bons pour chaque nouvelle facture générée :
- Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite de l’écran,
- Rendez-vous dans « Mon compte » > « Paramètres du laboratoire » > Onglet « Documents »,
- Dans le bloc « Mentions sur facture » cochez « Factures définitives avec relevés de bons »
- Validez.
- Une fois ce paramétrage activé, un simple clic sur les boutons de PDF des factures définitives (« Ouvrir le PDF », « Télécharger le PDF » ou « Obtenir les PDF multiples ») permettra d’obtenir la facture avec son relevé de bons en un seul fichier.
Paramétrage spécifique d’un client #
Vous n’êtes pas obligé d’appliquer le paramètre de relevé de bons automatique à l’ensemble de vos clients. Vous pouvez activer ou désactiver cette option pour les clients qui vous en font la demande.
- Dans le menu, rendez-vous dans « Annuaire » > « Clients »,
- Cliquez sur le client que vous souhaitez modifier,
- Dans l’onglet « Facturation », descendez jusqu’au bloc « Informations patient sur facture »,
- Décochez « Utilisez les paramètres du laboratoire » afin d’accéder aux options concernées
- Vous pourrez ensuite cocher ou décocher « Factures définitives avec relevés de bons » en fonction de l’effet voulu.
- Validez.
Les relevés de bons dans vos espaces clients #
Les relevés de bons sont également accessibles dans vos espaces clients : un clic-droit sur les boutons de PDF des factures définitives et des pro formas (« Ouvrir le PDF » ou « Télécharger le PDF ») permettent à vos clients d’obtenir facilement ce document.
Par ailleurs, si vous paramétrez vos clients avec les relevés de bons systématiques, les factures de ces derniers seront toujours accompagnées des relevés de bons dans leur interface d’espace client.
