Vous avez désormais la possibilité d’obtenir vos listes de factures, avoirs et pro formas au format PDF, en fonction des filtres et des tris que vous avez appliqué sur vos listes.
Liste des règlements et OD au format PDF
Vous pouvez également obtenir vos listes de règlements et OD au format PDF, en fonction des filtres et des tris que vous avez appliqué sur vos listes.
Améliorations
Journaux comptables
Dans le journal des ventes, les remises sur ligne de facture sont désormais ventilées dans les comptes de remise, tout comme le sont les remises sur pied de facture. Cette nouvelle ventilation permet de conserver les valeurs intactes des comptes produits.
Le journal des ventes, le journal de trésorerie et le journal des OD au format PDF sont désormais présentés sous forme de journaux comptables, avec ventilation et colonnes débit/crédit. Pour retrouver l’ancienne forme de ces tableaux, vous devez dorénavant passer par les listes de factures au format PDF (voir section « Nouvelles fonctionnalités »).
Corrections
Facture électronique
Les factures en erreur de transport chez la Plateforme Agréée d’émission ne sont plus affichées comme « Rejetée », mais comme « Déposée (en cours de traitement) ». Une nouvelle tentative de transmission devrait suivre.
OD
Il n’est plus possible de modifier le règlement d’une facture associée à une OD : la suppression de l’OD est alors nécessaire.
Vous pouvez désormais choisir le format d’impression de vos documents, pour chaque type de document, dans « Paramètres de l’application » > « Paramètres du laboratoire » > onglet « Documents ».
Les bons de travail peuvent être imprimés en A5 (format par défaut, inchangé), en A4 demi-largeur ou en A6.
En A4 demi-largeur, le bon de travail est imprimé sur la moitié gauche d’une feuille A4, pied de page compris : il suffit ensuite de couper la feuille en deux.
Le format A6 reprend la présentation du A5 sur un format de papier plus petit.
Les devis, les bons d’essayage et les bons de livraison peuvent être imprimés en A4 (format par défaut, inchangé) ou en A5.
Combiné à l’option « 2 pages par feuille » de votre imprimante, le format A5 vous permet par exemple d’imprimer le bon de livraison et la déclaration DMSM côte à côte, sur une seule feuille A4.
Le format d’impression s’applique aux PDF générés par le laboratoire. Dans les espaces clients, les documents restent générés en A4.
Bons d’essayage avec ou sans montants
Comme pour les bons de livraison, vous pouvez désormais imprimer vos bons d’essayage avec montants, sans montant, ou les deux.
Deux nouvelles options « Bons d’essayage avec montants » et « Bons d’essayage sans montant » sont disponibles dans le bloc « Paramètres des bons d’essayage » des paramètres du laboratoire. Au moins une des deux doit rester cochée.
Ces options peuvent être adaptées client par client, dans le nouveau bloc « Paramètres des bons d’essayage » de la fiche client, en décochant « Utiliser les paramètres du laboratoire ».
Un clic droit sur les boutons « Ouvrir le PDF », « Télécharger le PDF » et « Obtenir les PDF multiples » propose désormais « Bon d’essayage avec montants », « Bon d’essayage sans montant » et « Bon d’essayage avec et sans montants ».
Le paramétrage existant est conservé : vos bons d’essayage restent imprimés sans montant tant que vous ne modifiez pas ces options.
Dans les espaces clients, pour vos clients facturables (clients sans groupe et groupes de facturation), un clic sur « Ouvrir le PDF » ou « Télécharger le PDF » d’un bon d’essayage génère désormais le bon avec ses montants. Pour les membres d’un groupe, les bons d’essayage restent toujours générés sans montant.
Bons de livraison avec ou sans déclaration DMSM
Il est désormais possible d’imprimer uniquement le bon de livraison, sans la déclaration DMSM ni la fiche de traçabilité. Cela vous permet par exemple de ne fournir en version papier que le bon de livraison, votre client retrouvant la déclaration DMSM et la fiche de traçabilité dans son espace client.
Une nouvelle option « DMSM et traçabilité » est disponible dans le bloc « Paramètres des bons de livraison » des paramètres du laboratoire et de la fiche client. Elle est cochée par défaut : rien ne change pour vous tant que vous ne la décochez pas.
Le menu du clic droit sur les boutons PDF des bons de livraison est réorganisé en quatre sections : les bons de livraison avec la déclaration DMSM (« BL avec montants + DMSM « …), les bons de livraison seuls (« BL seul avec montants »…), la « Déclaration DMSM et traçabilité » seule, puis les étiquettes de livraison.
Espaces clients : déclaration DMSM et traçabilité
Pour répondre à une demande fréquente des cabinets dentaires, un clic sur « Ouvrir le PDF » ou « Télécharger le PDF » d’un bon de livraison génère désormais uniquement la déclaration DMSM et la fiche de traçabilité, sans le bon de livraison.
Chaque utilisateur de l’espace client peut retrouver l’ancien comportement depuis le nouveau menu « Paramètres de l’application » > « Paramètres des documents », en décochant l’option « Déclaration DMSM et traçabilité à la place des BL ».
Le clic droit propose toujours l’ensemble des choix : bon de livraison avec la déclaration DMSM, bon de livraison seul, ou déclaration DMSM et traçabilité seule.
Corrections
Saisie de bon
Un numéro de téléphone du cabinet dentaire invalide n’empêche plus la validation du bon.
Il est désormais possible de paramétrer sur la fiche du client un numéro d’engagement juridique annuel pour le secteur public, ou tout autre code interne pour le secteur privé, afin de remplir automatiquement le champ « N° d’engagement (EJ) / Facture groupée automatique » pour chaque création de bon.
Cela permet de ne pas avoir à saisir manuellement le numéro d’engagement (EJ) pour chaque nouveau bon, si vous travaillez avec des hôpitaux qui vous communiquent un seul numéro d’engagement pour toute l’année calendaire.
Cela permet également de créer, pour les groupes de facturation, des factures séparées automatiquement pour chaque praticien.
Le bouton de recherche d’adresse de facturation de la fiche client ne fonctionnait pas pour les entreprises françaises. Il est désormais pleinement fonctionnel.
Autres
Corrections visuelles diverses (barre de règlement des factures, écran de saisie des règlements…)
PROTHESIS CLOUD récupère désormais automatiquement vos factures et avoirs fournisseurs au format électronique, via notre Plateforme Agréée partenaire, dont l’offre est comprise dans votre abonnement.
Un nouveau menu « Factures d’achat » fait son apparition dans votre espace laboratoire, avec deux onglets : « Factures d’achat » et « Avoirs d’achat ».
Les trois formats du socle réglementaire sont reconnus (UBL, CII et Factur-X) et une icône vous signale, sur chaque ligne, le format que votre fournisseur a émis.
Chaque document donne accès à trois actions : ouvrir / télécharger le lisible PDF, ouvrir / télécharger le fichier original et télécharger les pièces jointes.
La mention « Document édité » distingue ce que vous avez déjà traité de ce qui reste à traiter. Elle se pose automatiquement dès que vous ouvrez le lisible ou téléchargez l’original, et reste modifiable à la main, sur une ligne comme sur une sélection.
Les listes disposent des mêmes outils que vos factures de vente : recherche libre, filtre par type de document, recherche par période, tri mémorisable et totaux HT / TTC de la sélection.
Les avoirs affichent leurs montants en négatif, indiquent la facture de référence qu’ils corrigent et permettent de l’ouvrir d’un clic lorsqu’elle a été reçue.
Deux nouveaux exports Excel sont disponibles, « Factures d’achat » et « Avoirs d’achat ».
La réception suppose que votre laboratoire ait signé un mandat avec notre Plateforme Agréée partenaire. Tant que ce mandat n’est pas en place, la page reste vide. Veuillez consulter cette page pour plus d’informations.
Droits d’accès
Une nouvelle option « Factures d’achat » apparaît dans la section « Modules autorisés » de vos rôles. Vos rôles existants ont été mis à jour automatiquement : tout rôle qui avait accès aux « Factures » a reçu l’accès aux « Factures d’achat ». Vous n’avez donc rien à reprendre, sauf si vous souhaitez distinguer les deux.
Suivi du cycle de vie et traitement des factures reçues
Pour les laboratoires français, la réception s’accompagne du suivi du cycle de vie de la réforme et des deux actions que le destinataire d’une facture peut déposer (Ce dispositif ne s’applique pas hors de France.).
Le statut de réception de chaque facture et de chaque avoir est affiché sous sa date, avec un code couleur, et suit les évolutions que la plateforme nous signale, de « Déposée sur la plateforme d’émission » jusqu’à « Encaissée par le fournisseur ».
Un filtre « Statut des réceptions » permet de n’afficher que les documents dans un statut donné, par exemple ceux qui restent à traiter.
Un clic sur une ligne ouvre le détail du document, d’où vous pouvez approuver ou refuser la facture. Le statut correspondant est transmis à votre fournisseur via notre Plateforme Agréée partenaire.
Le refus impose de choisir un motif normalisé parmi les treize prévus par la réforme (taux de TVA erroné, facture en doublon, erreur de destinataire, etc.). Transmis sous forme de code, ce motif permet à votre fournisseur de traiter votre refus automatiquement.
Les boutons se grisent d’eux-mêmes lorsque le statut courant n’autorise plus l’action, conformément aux transitions prévues par la norme.
Améliorations
Modifier les tags
Les boutons « Annuler » et « Valider » restent toujours visible dans la fenêtre de traitement multiple « Modifier les tags », même lorsque la liste de tags existants est ouverte.
PROTHESIS CLOUD vous permet désormais de poser des tags (des étiquettes libres) sur vos articles et sur vos clients, puis de les retrouver comme autant de colonnes dans vos exports de statistiques. Vous isolez ainsi les lignes qui vous intéressent et vous en obtenez le total, sans créer de structure supplémentaire dans votre catalogue ni dans votre annuaire.
Un champ « Tags » est ajouté sur la fiche de vos articles et sur celle de vos clients. Un tag se crée en le saisissant, se renomme d’un seul geste pour tous les éléments qui le portent, et disparaît de lui-même dès que plus aucun article ni aucun client ne le porte.
Un nouveau traitement multiple « Modifier les tags » vous permet de taguer plusieurs articles ou plusieurs clients en une seule opération, depuis leur liste.
Vos tags s’affichent dans les listes de vos articles et clients, sous le code de chaque élément. Le champ « Rechercher dans la liste » cherche également dans leurs libellés.
Neuf exports de statistiques (statistiques articles, statistiques clients, remises sur bon et remises sur facture) présentent une colonne par tag, marquée d’une croix sur les lignes concernées.
Cette fonctionnalité répond notamment au besoin des laboratoires belges, qui doivent extraire chaque année le chiffre d’affaires entrant dans l’assiette de la redevance annuelle due à l’AFMPS.
Les codes des journaux de vente, de banque et des OD passent de 2 à 6 caractères possibles, afin de les rendre compatibles avec tous les logiciels de comptabilité du marché.
Annuaire client
Le numéro de TVA intracommunautaire ne se calcule plus automatiquement, pour éviter de renseigner un numéro de TVA aux clients qui n’en n’ont pas. En revanche, un contrôle de validité à été ajouté.
Corrections
Facturation
Le fait d’être connecté à notre Plateforme Agréée partenaire ne bloque plus la facturation.
Les statuts de transmission de la facture électronique en Belgique sont désormais plus précis : au lieu de n’afficher que l’information de dépôt sur la plateforme d’émission, le statut est mis à jour lorsque la Plateforme Agréée transmet à son tour la facture vers le destinataire. Si cette opération aboutit à une erreur, cette dernière est remontée dans l’interface PROTHESIS CLOUD.
Référencement dans les annuaires officiels PPF et Peppol
Nouvelle étape pour la facture électronique sur PROTHESIS CLOUD : après signature de votre mandat en réception avec notre Plateforme Agréée, votre laboratoire est ajouté automatiquement sur les annuaires officiels français (PPF) et européen (Peppol). Veuillez nous contacter pour en savoir plus sur le mandat à signer.
Corrections
Factur-X
Correction du problème de caractère interdit qui bloquait la génération des PDF au format Factur-X.
