PROTHESIS CLOUD récupère désormais automatiquement vos factures et avoirs fournisseurs au format électronique, via notre Plateforme Agréée partenaire, dont l’offre est comprise dans votre abonnement.
Un nouveau menu « Factures d’achat » fait son apparition dans votre espace laboratoire, avec deux onglets : « Factures d’achat » et « Avoirs d’achat ».
Les trois formats du socle réglementaire sont reconnus (UBL, CII et Factur-X) et une icône vous signale, sur chaque ligne, le format que votre fournisseur a émis.
Chaque document donne accès à trois actions : ouvrir / télécharger le lisible PDF, ouvrir / télécharger le fichier original et télécharger les pièces jointes.
La mention « Document édité » distingue ce que vous avez déjà traité de ce qui reste à traiter. Elle se pose automatiquement dès que vous ouvrez le lisible ou téléchargez l’original, et reste modifiable à la main, sur une ligne comme sur une sélection.
Les listes disposent des mêmes outils que vos factures de vente : recherche libre, filtre par type de document, recherche par période, tri mémorisable et totaux HT / TTC de la sélection.
Les avoirs affichent leurs montants en négatif, indiquent la facture de référence qu’ils corrigent et permettent de l’ouvrir d’un clic lorsqu’elle a été reçue.
Deux nouveaux exports Excel sont disponibles, « Factures d’achat » et « Avoirs d’achat ».
La réception suppose que votre laboratoire ait signé un mandat avec notre Plateforme Agréée partenaire. Tant que ce mandat n’est pas en place, la page reste vide. Veuillez consulter cette page pour plus d’informations.
Droits d’accès
Une nouvelle option « Factures d’achat » apparaît dans la section « Modules autorisés » de vos rôles. Vos rôles existants ont été mis à jour automatiquement : tout rôle qui avait accès aux « Factures » a reçu l’accès aux « Factures d’achat ». Vous n’avez donc rien à reprendre, sauf si vous souhaitez distinguer les deux.
Suivi du cycle de vie et traitement des factures reçues
Pour les laboratoires français, la réception s’accompagne du suivi du cycle de vie de la réforme et des deux actions que le destinataire d’une facture peut déposer (Ce dispositif ne s’applique pas hors de France.).
Le statut de réception de chaque facture et de chaque avoir est affiché sous sa date, avec un code couleur, et suit les évolutions que la plateforme nous signale, de « Déposée sur la plateforme d’émission » jusqu’à « Encaissée par le fournisseur ».
Un filtre « Statut des réceptions » permet de n’afficher que les documents dans un statut donné, par exemple ceux qui restent à traiter.
Un clic sur une ligne ouvre le détail du document, d’où vous pouvez approuver ou refuser la facture. Le statut correspondant est transmis à votre fournisseur via notre Plateforme Agréée partenaire.
Le refus impose de choisir un motif normalisé parmi les treize prévus par la réforme (taux de TVA erroné, facture en doublon, erreur de destinataire, etc.). Transmis sous forme de code, ce motif permet à votre fournisseur de traiter votre refus automatiquement.
Les boutons se grisent d’eux-mêmes lorsque le statut courant n’autorise plus l’action, conformément aux transitions prévues par la norme.
Améliorations
Modifier les tags
Les boutons « Annuler » et « Valider » restent toujours visible dans la fenêtre de traitement multiple « Modifier les tags », même lorsque la liste de tags existants est ouverte.
PROTHESIS CLOUD vous permet désormais de poser des tags (des étiquettes libres) sur vos articles et sur vos clients, puis de les retrouver comme autant de colonnes dans vos exports de statistiques. Vous isolez ainsi les lignes qui vous intéressent et vous en obtenez le total, sans créer de structure supplémentaire dans votre catalogue ni dans votre annuaire.
Un champ « Tags » est ajouté sur la fiche de vos articles et sur celle de vos clients. Un tag se crée en le saisissant, se renomme d’un seul geste pour tous les éléments qui le portent, et disparaît de lui-même dès que plus aucun article ni aucun client ne le porte.
Un nouveau traitement multiple « Modifier les tags » vous permet de taguer plusieurs articles ou plusieurs clients en une seule opération, depuis leur liste.
Vos tags s’affichent dans les listes de vos articles et clients, sous le code de chaque élément. Le champ « Rechercher dans la liste » cherche également dans leurs libellés.
Neuf exports de statistiques (statistiques articles, statistiques clients, remises sur bon et remises sur facture) présentent une colonne par tag, marquée d’une croix sur les lignes concernées.
Cette fonctionnalité répond notamment au besoin des laboratoires belges, qui doivent extraire chaque année le chiffre d’affaires entrant dans l’assiette de la redevance annuelle due à l’AFMPS.
Les codes des journaux de vente, de banque et des OD passent de 2 à 6 caractères possibles, afin de les rendre compatibles avec tous les logiciels de comptabilité du marché.
Annuaire client
Le numéro de TVA intracommunautaire ne se calcule plus automatiquement, pour éviter de renseigner un numéro de TVA aux clients qui n’en n’ont pas. En revanche, un contrôle de validité à été ajouté.
Corrections
Facturation
Le fait d’être connecté à notre Plateforme Agréée partenaire ne bloque plus la facturation.
Les statuts de transmission de la facture électronique en Belgique sont désormais plus précis : au lieu de n’afficher que l’information de dépôt sur la plateforme d’émission, le statut est mis à jour lorsque la Plateforme Agréée transmet à son tour la facture vers le destinataire. Si cette opération aboutit à une erreur, cette dernière est remontée dans l’interface PROTHESIS CLOUD.
Référencement dans les annuaires officiels PPF et Peppol
Nouvelle étape pour la facture électronique sur PROTHESIS CLOUD : après signature de votre mandat en réception avec notre Plateforme Agréée, votre laboratoire est ajouté automatiquement sur les annuaires officiels français (PPF) et européen (Peppol). Veuillez nous contacter pour en savoir plus sur le mandat à signer.
Corrections
Factur-X
Correction du problème de caractère interdit qui bloquait la génération des PDF au format Factur-X.
