Vous pouvez désormais créer des avoirs libres pour de corriger des erreurs de facturation, sans avoir à annuler intégralement vos factures !
Depuis votre liste de facture, un clic sur le bouton « Créer un avoir » vous donne à présent le choix entre l’avoir d’annulation et l’avoir libre.
Alors que l’avoir d’annulation permet, comme habituellement, d’annuler une facture intégralement, l’avoir libre permet de créer une ou plusieurs lignes d’avoir au montant que vous souhaitez.
Les avoirs libres n’ont pas d’impact sur les statistiques des articles (et familles) de la facture de référence. Si vous souhaitez rectifier une erreur de la facture de référence et réajuster les statistiques des articles correspondants, l’annulation de facture est à privilégier. Il en est de même pour la traçabilité, l’annulation de facture étant le seul moyen d’annuler et de recréer un bon avec les bonnes informations de matériaux.
Vous pouvez créer plusieurs avoirs libres sur la même facture. En revanche, la somme de ces avoirs ne peut pas dépasser le montant total de cette facture de référence.
Vous pouvez dorénavant créer un avoir sur une facture déjà réglée (partiellement ou totalement).
L’avoir nouvellement créé va s’imputer automatiquement sur sa facture de référence, si cette dernière n’est pas totalement réglée. Si la facture est soldée et que l’avoir n’a pas été complètement utilisé, la partie de l’avoir restant sera disponible pour une autre facture. On parle ici de « reste à utiliser ».
Le « reste à utiliser » est consultable dans la liste des avoirs. Il sera appliqué automatiquement aux nouvelles factures du client concerné, ou manuellement par l’intermédiaire du bouton « Modifier l’utilisation de l’avoir ».
Le bouton « Modifier l’utilisation de l’avoir » permet par ailleurs de changer à tout moment les factures sur lesquelles doivent s’imputer l’avoir.
Le « reste à utiliser » des avoirs est également consultable depuis vos espaces clients. Un filtre permet de n’afficher que les avoirs avec un montant disponible.
La différence entre avoir d’annulation et avoir libre est visible dans la liste des avoirs. Un filtre permet de n’afficher qu’un seul de ces types d’avoir.
Les exports Excel de la liste des avoirs font également la distinction entre avoirs d’annulation et avoirs libres. Certains exports ne concernent qu’un seul type d’avoir, comme précisé dans leur libellé.
Améliorations
Paramétrage de l’affichage des montants sur les PDF
Une note d’explication a été ajoutée pour préciser que le paramétrage de l’affichage des montants ne concerne que les documents générés côté laboratoire. En effet, dans les espaces clients, les montants sont toujours affichés pour les clients facturables (dont les groupes), et masqués pour les membres de groupes.
Depuis votre liste de clients, vous pouvez désormais affecter un tarif à une sélection de clients, à l’aide des traitements multiples. Cela vous permet, par exemple, de créer facilement un nouveau tarif et de l’appliquer ensuite aux clients de votre choix en quelques clics.
PDF à la demande
Grâce au clic-droit (ou appui long sur les périphériques mobiles) sur les boutons de PDF, vous avez dorénavant la possibilité de demander une version spécifique de vos bons de livraison : avec et/ou sans montant, ou uniquement la déclaration DMSM avec sa fiche de traçabilité.
Du côté des espaces clients, les utilisateurs peuvent également demander, par le biais du clic-droit, le bon de livraison classique ou uniquement la déclaration DMSM et fiche de traçabilité.
Le nom du fichier PDF de déclaration DMSM et traçabilité comporte désormais les code et identifiant patient.
Améliorations
Ordre de tri naturel
Vos listes sont désormais triées « naturellement ». Si vous utilisez des valeurs numériques (par exemple « Appareil 10 dents »), le tri sera toujours juste et la suite numérique sera respectée.
Création / édition de compte utilisateur d’espace client
Une note d’explication apparaît désormais sur les écrans de création et d’édition des comptes utilisateurs d’espace client, afin de vous donner une description des e-mails qui seront envoyés à vos clients.
Corrections
PDF de Factures
Le message d’erreur « Quelqu’un a modifié cet enregistrement… » n’apparaît plus à la première génération du PDF d’une facture.
Raccourcis clavier
Les raccourcis clavier de validation de bon (CTRL+Entrée pour une validation simple, Shift + Entrée pour une validation suivie d’une création de nouveau bon) fonctionnent à nouveau normalement.
Listes
Les icônes signalant une annulation ou désactivation (facture annulée, article désactivé etc…) apparaissent à nouveau normalement dans les listes.
Désormais, lorsque vous créez un PDF de vos documents (bons, devis, factures…), une icône signale que le document a été « édité ».
Un nouveau filtre avancé vous permet de faire le tri entre les documents déjà imprimés et ceux qui ne le sont pas encore.
Vous avez également la possibilité d’annuler ou d’ajouter manuellement l’affichage de cette information sur un ou plusieurs document, grâce aux boutons d’action dédiés.
Outil de recalcul du solde client
Un nouvel outil disponible dans la fiche client, onglet « Facturation », vous permet de recalculer le solde actuel du client sélectionné, en fonction d’un solde de départ différent, et de toutes les écritures déjà effectuées sur PROTHESIS CLOUD (factures, avoirs, règlements, OD).
Annulation multiple de facture
Depuis la liste des factures, vous disposez dorénavant d’un traitement multiple qui permet la création de plusieurs avoirs d’annulation de factures en une seule fois. Par sécurité, cette opération est soumise à une étape de saisie d’un texte de confirmation du traitement.
Améliorations
Versionning
La version du logiciel est désormais affichée dans le menu « aide » > « Notes de version ».
Corrections
Saisie de bons
La liste des teintes et des teintiers ne se superpose plus à la liste des dents sur certains affichages.
Vous pouvez désormais modifier les soldes de vos clients à tout moment, même si une facture a déjà été générée pour ce dernier. Attention : la modification du solde client aura des conséquences sur l’affichage des nouvelles factures. Toute correction se fait sous l’entière responsabilité du laboratoire.
Les paramètres du laboratoire sont désormais affichés lorsqu’ils sont appliqués dans la fiche du client (bons de livraison avec/sans montant, relance automatique, informations patient sur facture).
Vous êtes désormais informés des relances automatiques envoyées par le système à vos clients, par le biais d’un mail récapitulatif.
Corrections
Clients
Le bouton de retour permet de retrouver le contexte initial de navigation, à la suite du clic sur le lien « Gérer les utilisateurs de l’espace client » du message d’avertissement concernant la publication d’un document sur un espace client sans utilisateur activé.
Règlements
L’édition d’un règlement soldé par une OD ne laisse plus supposer qu’un acompte est disponible.
Saisie de bons
Le fait de cliquer sur le bouton de fermeture de la fenêtre de saisie forcée de numéro de lot d’une matière ne valide plus les informations entrées par l’utilisateur.
La barre de messages système s’enrichit d’icônes et de couleurs afin que l’utilisateur puisse distinguer en un coup d’œil la réussite ou l’échec d’une opération, un message d’erreur ou bien encore un message d’avertissement.
Espaces clients – Publication
Lors de la publication d’un document, le laboratoire est désormais averti par un message système si l’espace client ne possède pas d’utilisateur activé. Un lien permet alors d’accéder directement à la gestion des utilisateurs de l’espace, ou, dans le cadre de publications multiples, à la liste des espaces clients sans utilisateur activé.
Le filtre par type d’utilisateur d’espace client a été ajouté : vous pouvez désormais filtrer votre liste de clients pour identifier les espaces avec ou sans utilisateurs, ou bien encore avec des utilisateurs en attente.
Espaces clients – Notifications par e-mail
Les notifications par e-mail des espaces clients ont été améliorées afin de mettre davantage en avant le nom du laboratoire, aussi bien dans l’objet du mail que dans son contenu.
Le filtre par numéro de facture de référence a été ajouté dans la liste des avoirs.
Création d’avoir
Suite à l’ajout du bouton « Recréer les bons de livraison » sur les factures, l’option de recréation des bons a été retirée de l’écran de conception des avoirs, afin d’éviter la production involontaire de doublons dans les documents de livraison.
Vous pouvez désormais créer des avoirs libres pour de corriger des erreurs de facturation, sans avoir à annuler intégralement vos factures !
Le « reste à utiliser » est consultable dans la liste des avoirs. Il sera appliqué automatiquement aux nouvelles factures du client concerné, ou manuellement par l’intermédiaire du bouton « Modifier l’utilisation de l’avoir ».
