Les espaces clients PROTHESIS CLOUD possèdent une option très utile de relance automatique des impayés par e-mail. Cette option, désactivée par défaut, est configurable de manière globale et/ou par client, afin de gérer les cas particuliers.
Paramétrage général #
- Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite de l’écran,
- Rendez-vous dans « Mon compte », puis « Paramètres des espaces utilisateurs »,
- Cochez l’option « Relance automatique par e-mail des factures publiées non-réglées » :
- Vous pouvez indiquer un délai d’envoi des e-mails de relance par rapport à la date d’échéance des factures. Par exemple, si vous avez une date d’échéance à 30 jours après la date de facture, et que vous paramétrez un délai de première relance à 1 jour, l’e-mail de relance partira 31 jours après l’émission de la facture. PROTHESIS CLOUD enverra au maximum 2 e-mails de relance par facture.
- Validez.
Paramétrage spécifique à un client #
- Rendez-vous dans le menu « Annuaire » > « Clients »,
- Cliquez sur le client de votre choix,
- Si vous souhaitez utiliser pour ce client des paramètres de relance différents du paramétrage global, décochez la case « Utiliser les paramètres du laboratoire » du bloc « Relances automatiques »,
- Cochez l’option « Relance automatique par e-mail des factures publiées non-réglées » :
- Vous pouvez indiquer un délai d’envoi des e-mails de relance par rapport à la date d’échéance des factures. Par exemple, si vous avez une date d’échéance à 30 jours après la date de facture, et que vous paramétrez un délai de première relance à 1 jour, l’e-mail de relance partira 31 jours après l’émission de la facture. PROTHESIS CLOUD enverra au maximum 2 e-mails de relance par facture.
- Validez.
Envoi automatique des relances #
Vos factures doivent obligatoirement être publiées sur l’espace client pour être relancées, car les e-mails de relance contiennent un lien vers les factures concernées.
Le système de relance automatique PROTHESIS CLOUD est limité à 2 envois maximum par facture impayée. Si vous n’avez toujours pas recouvré votre créance au bout du deuxième envoi, nous vous recommandons d’expédier une lettre de relance par voie postale.
Vous êtes informés des relances automatiques envoyées par le système à vos clients, par le biais d’un e-mail récapitulatif.
Vous pouvez également consulter les dates des relances automatiques dans votre liste de factures.
