Les informations des utilisateurs du laboratoire qui ont créé et/ou actualisé un document (devis, bon, facture, règlement ou OD) sont désormais consultables à l’écran.
Dans les flux de production, un filtre permet d’obtenir la liste des documents créés et/ou actualisés par un utilisateur en particulier.
Un nouvel outil de traitements multiples vous permet de mettre à jour les montants de toute une série de bons.
Dans les flux de production, sélectionnez les bons sur lesquels vous souhaitez apporter une correction, cliquez sur le bouton « Mettre à jour les montants des bons », puis choisissez le tarif à appliquer et validez.
Signalétique des fichiers joints et des notes internes sur les bons
Les listes des documents des flux de production (devis, bons de travail, bons d’essayage, bons de livraison, bons sur pro forma et bons facturés) s’enrichissent de nouvelles icones qui signalent la présence ou l’absence de fichiers joints et/ou de notes internes sur les bons.
Un clic sur ces icones redirige l’utilisateur sur la page qui permet de modifier directement les pièces jointes ou les notes internes du document.
Améliorations
Fichiers PDF
Les noms des fichiers PDF des flux de production (devis, bons de travail, bons d’essayage, bons de livraison, bons sur pro forma et bons facturés) incluent désormais les identifiants des patients, afin de faciliter le classement des fichiers à l’intérieur de dossiers patients.
Vous pouvez désormais créer différents accès pour vos collaborateurs sur votre espace laboratoire PROTHESIS CLOUD.
Le nouveau menu « Gestion des utilisateurs » permet d’accéder à la configuration des rôles et des utilisateurs du laboratoire.
Les rôles définissent les permissions et les restrictions des utilisateurs. Vous pouvez créer et modifier autant de rôles que vous le souhaitez, ou utiliser les rôles prédéfinis (opérateur, agent administratif, comptable, administrateur du laboratoire).
Pour créer des comptes utilisateurs sur votre espace laboratoire, ajoutez les adresses e-mail de vos collaborateurs et attribuez leur un rôle.
Le nombre maximum de comptes utilisateurs que vous pouvez associer à votre laboratoire dépend de votre forfait. Ce dernier peut être étendu selon vos besoins.
Les « Paramètres de l’application » ont été séparés du menu « Mon compte » et bénéficient d’une toute nouvelle interface plus claire pour accéder aux différents écrans de configuration.
Il est désormais possible d’afficher les codes articles sur les documents de tarifs à transmettre à vos clients, ce qui est particulièrement demandé par les CHU.
L’option « Afficher les codes articles sur les documents » doit être sélectionnée dans la fiche du client souhaité, et vous devez demander « Consulter le tarif TTC » du client pour pouvoir obtenir le PDF du tarif avec les codes articles.
L’option « Afficher les codes articles sur les documents » se répercute également sur l’affichage des tarifs dans les espaces clients.
Changement de comportement de la suppression des bons, ou des lignes de bons, issus d’une transformation : la suppression ne réactive désormais plus le document à l’origine de la transformation.
En remplacement, un nouveau bouton permet de réaliser cette opération : le « retour avant transformation ». En cas d’erreur de transformation d’un document, il est donc possible de revenir en arrière et de restaurer le document d’origine par l’intermédiaire de ce bouton, disponible sur les documents « transformés ».
La restauration partielle, ligne par ligne, d’un document à l’origine de la transformation d’un bon est réalisable depuis l’édition des bons « transformés ».
Il est possible de restaurer plusieurs bons d’origine à la fois, à l’aide du bouton « Retour avant transformation », disponible dans les traitements multiples des bons.
L’écran de transformation de bon permet dorénavant de bien distinguer l’action de suppression d’une ligne d’article, et celle d’annulation de la transformation d’une ligne d’article (transformation partielle du bon).
Pour effectuer une transformation partielle d’un document, le bouton « Annuler la transformation » permet d’exclure des lignes du traitement. Ces lignes ne seront pas transformées, et resteront sur le bon de travail d’origine.
L’utilisation du bouton « Supprimer l’article » dans l’écran de transformation, exclut l’article du traitement, et marque cet article comme « annulé » sur le bon à l’origine de la transformation.
Lorsqu’un document issu d’une transformation est supprimé, le document qui était à l’origine de sa transformation passe désormais automatiquement en statut « annulé » (il en va de même pour les lignes supprimées sur un bon « transformé »).
Les documents « annulés », ou partiellement « annulés », peuvent être sortis des archives en cliquant sur le bouton « Modifier le document », puis en réactivant les lignes voulues du bon.
Les nouveaux exercices comptables peuvent être créés automatiquement en créant un devis, un bon de travail, un bon d’essayage ou une pro forma sur la période concernée.
Ces nouveaux types de document s’ajoutent à ceux qui étaient déjà en mesure de créer automatiquement un nouvel exercice comptable : bon de livraison, facture, avoir, règlement et OD.
Traitements multiples avec double confirmation
Les traitements multiples « sensibles » qui nécessitent une double confirmation de l’utilisateur (comme la suppression de masse de bons) ont été rendus plus ergonomiques, une case à cocher remplaçant la phrase à recopier.
Ajout d’un nouvel export Excel dans le suivi d’activité : « Synthèse ressources – articles (quantités) ».
Cette nouvelle statistique permet d’obtenir le détail des quantités d’articles sur lesquelles les ressources ont travaillé sur la période choisie, chaque ressource étant représentée par une colonne, et chaque article par une ligne.
Vous pouvez désormais faire en sorte que le logiciel ajoute automatiquement des notes internes spécifiques à un client, à chaque création d’un nouveau bon le concernant.
Les notes internes automatiques se configurent dans le catalogue client, onglet « Fiche client ».
À chaque création de devis, bon de travail, bon d’essayage ou bon de livraison pour le client concerné, votre texte sera inséré dans le nouveau champ « notes internes globales » du document.
Les « notes internes globales », tout comme les notes internes propres aux articles, peuvent être saisies et consultées sur tous les types de document, mais ne sont imprimées que sur les bons de travail.
Cependant, il est possible d’imprimer les notes internes des autres types de document en demandant la liste détaillée de ces derniers au format PDF.
Il est dorénavant possible d’effectuer une recherche de documents par rapport à leurs notes internes.
Une zone « Commentaires » a également été ajoutée à la fiche client. Ce champ est destiné à accueillir des notes uniquement visibles dans l’annuaire client.
Corrections
Aperçus des documents
Correction des problèmes d’affichage des colonnes en mode mobile.
Le pays de l’origine de la prothèse est correctement affiché sur les bons d’essayage côté espaces clients.
Il est désormais possible de renseigner les ressources de votre laboratoire depuis le nouvel annuaire « Ressources », disponible via le menu de votre logiciel.
Les ressources peuvent être associées à un ou plusieurs secteurs, ou spécialités, du laboratoire.
Les secteurs et spécialités peuvent être modifiés pour correspondre à l’activité de votre entreprise.
Les ressources peuvent être de type opérateur, machine ou sous-traitant.
Vous pouvez affecter les ressources à vos travaux, par l’intermédiaire des tâches de fabrication.
Tâches de fabrication
Un nouvel onglet « Fabrication » vous permet de gérer les tâches de fabrication de vos articles sur les bons.
En fonction des usages du laboratoire, il est possible de créer les tâches en amont du travail afin de le planifier, ou bien de les créer à posteriori, une fois le travail terminé, afin de consigner les temps de production des différentes ressources du laboratoire, et d’obtenir les statistiques de suivi d’activité.
Le système de « tâches de fabrication » du logiciel est souple et s’adapte à vos besoins : si vous ne souhaitez gérer que l’information du réalisateur du travail, vous pouvez ne saisir que cette donnée. À contrario, si vous souhaitez exploiter plus en profondeur la fonctionnalité, vous pouvez indiquer la désignation de la tâche, le secteur associé, ou encore son temps de production.
Une aide à la saisie est fournie lorsque vous renseignez la désignation de la tâche, et vous suggère vos libellés habituels. Vous pouvez gérer ces derniers dans le paramétrage du laboratoire, onglet « Listes personnalisées ».
Les pourcentages de répartition sont calculés automatiquement lorsque vous créez plusieurs tâches sur un même article.
Les tâches de fabrication peuvent être saisies sur tous les types de document, mais ne sont imprimées que sur les bons de travail. Il est toutefois possible d’imprimer les tâches sur les différentes listes des documents, en activant l’option dans le paramétrage du laboratoire, onglet « Documents ».
Les flux de production présentent de nouveaux filtres : filtre par secteur, par ressource et par numéro de tâche.
De nouvelles statistiques sont disponibles depuis le tableau de bord « Suivi d’activité » : « Statistiques des ressources » (en € HT et en temps de production) et « Statistiques des secteurs » (en € HT et en temps de production). Ces statistiques, disponibles au format Excel, peuvent être demandées sur une période mensuelle, pour un suivi au jour le jour, ou annuelle.
Il est possible d’automatiser la création de tâches particulières lors de l’ajout d’un article sur un bon, en paramétrant des « tâches programmées » dans votre catalogue article.
Vous pouvez consulter notre documentation en ligne pour plus d’informations sur les nouvelles fonctionnalités de ressources et de tâches de fabrication.
Améliorations
Sous-traitance
La gestion de la sous-traitance dans le logiciel a été entièrement repensée.
Désormais, les sous-traitants doivent être créés dans votre annuaire « Ressources ». Vos sous-traitants déjà existants ont été copiés automatiquement vers ce nouvel annuaire, vous pouvez donc supprimer leurs anciennes fiches des « Fabricants ».
La sous-traitance systématique d’un article est gérée dorénavant dans l’onglet « Fabrication » des articles, par l’intermédiaire des tâches de fabrication. Vos articles déjà déclarés comme sous-traités ont été migrés automatiquement vers ce nouveau système, vous n’avez rien d’autre à faire.
Il est désormais possible de déclarer une sous-traitance partielle, en créant plusieurs autres tâches de fabrication, sous-traitées ou pas, sur le même article.
Sous-traitance occasionnelle : Vous pouvez faire en sorte qu’un article habituellement non sous-traité soit déclaré comme sous-traité sur certains travaux, en ajoutant une tâche de fabrication de type « Sous-traitant » dans les bons concernés.
Vous pouvez consulter notre documentation en ligne pour plus d’informations sur la gestion de la sous-traitance dans PROTHESIS CLOUD.
Les informations des utilisateurs du laboratoire qui ont créé et/ou actualisé un document (devis, bon, facture, règlement ou OD) sont désormais consultables à l’écran.
Un nouvel outil de traitements multiples vous permet de mettre à jour les montants de toute une série de bons.
Vous pouvez désormais créer différents accès pour vos collaborateurs sur votre espace laboratoire PROTHESIS CLOUD.
Changement de comportement de la suppression des bons, ou des lignes de bons, issus d’une transformation : la suppression ne réactive désormais plus le document à l’origine de la transformation.
Ajout d’un nouvel export Excel dans le suivi d’activité : « Synthèse ressources – articles (quantités) ».
Pour des raisons de confidentialité, vous pouvez désormais masquer sur vos bons de travail les informations d’identification des patients.
Vous pouvez désormais faire en sorte que le logiciel ajoute automatiquement des notes internes spécifiques à un client, à chaque création d’un nouveau bon le concernant.
Il est désormais possible de renseigner les ressources de votre laboratoire depuis le nouvel annuaire « Ressources », disponible via le menu de votre logiciel.
Un nouvel onglet « Fabrication » vous permet de gérer les tâches de fabrication de vos articles sur les bons.
La gestion de la sous-traitance dans le logiciel a été entièrement repensée.
