La mise en place d’un nouveau tarif est une étape importante pour votre laboratoire. PROTHESIS CLOUD vous fournit les outils nécessaires pour mener cette opération avec succès.
Préparer votre nouveau tarif à partir d’un tarif existant #
Bien qu’il soit possible de créer un nouveau tarif à partir de zéro, il est recommandé de dupliquer votre ancien tarif existant pour gagner du temps et assurer une transition efficace.
- Rendez-vous dans le menu « Tarifs » :
- Survolez ou cliquez sur le tarif de votre choix, puis cliquez sur le bouton d’action « Dupliquer le tarif » :
- Donnez un nom à votre nouveau tarif (par exemple l’année d’entrée en vigueur),
- Vous avez deux options : soit conserver les prix du tarif dupliqué et les ajuster individuellement dans votre catalogue, soit appliquer une modification tarifaire globale pour calculer une augmentation ou une diminution des prix sur l’ensemble des articles.
- Si vous souhaitez que le logiciel calcule globalement les nouveaux prix, activez l’option « Appliquer une modification de tarif » :
- Saisissez les paramètres du calcul :
- Type de modification de tarif : Souhaitez-vous modifier les prix en appliquant un pourcentage (d’augmentation ou de diminution) ou en ajoutant/soustrayant un montant fixe ?
- Augmentation / Diminution : Saisissez ici la valeur de votre augmentation (en positif) ou de votre diminution (en négatif).
- Arrondi : Choisissez le niveau de précision souhaité pour l’arrondi des prix : au centime, à la dizaine de centime ou à l’unité.
- Validez ( CTRL + Entrée ou MAJ + Entrée ).
Vous pouvez ainsi préparer un tarif en avance, sans application immédiate. Il suffira de l’affecter à vos clients pour qu’il devienne effectif au moment désiré.
Vérifier et comparer les prix de vos différents tarifs #
Un export Excel est disponible pour vous aider à élaborer vos tarifs. Il affiche dans différentes colonnes les prix que vous avez paramétré sur vos articles.
- Rendez-vous dans le menu « Catalogue » > « Articles » :
- Cliquez sur le bouton « Exporter les résultats vers Excel », en haut à droite de la liste d’articles :
- Cliquez sur le bouton « Comparatif tarifs » :
- Une notification vous informe de la mise à disposition de votre fichier. Cliquez sur le bouton « Téléchargez le fichier Excel » :
- Ouvrez le fichier téléchargé avec un tableur compatible (Microsoft Office Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc…)
Affecter votre nouveau tarif à vos clients #
Votre nouveau tarif est prêt. Il est temps de l’appliquer à vos clients existants et de l’activer pour vos futurs clients.
Affecter votre nouveau tarif à vos clients existants #
- Rendez-vous dans le menu « Annuaire » > « Clients » :
- Dans votre liste de clients, cochez les clients auxquels vous souhaitez affecter le nouveau tarif (vous pouvez cocher la case « Traitement multiple » pour sélectionner tous les clients de la page courante. Notez que la sélection ne s’applique qu’à cette page),
- Cliquez sur le bouton « Affecter un tarif » en haut de la liste :
- Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez le tarif à appliquer aux clients sélectionnés :
- Validez.
Activer votre nouveau tarif pour vos futurs clients #
Pour que votre nouveau tarif s’applique automatiquement à vos futurs clients, il faut le qualifier comme étant votre « tarif par défaut ».
- Rendez-vous dans le menu « Tarifs » :
- Cliquez sur le tarif de votre choix,
- Dans la fiche du tarif, cochez l’option « Tarif par défaut » :
- Validez ( CTRL + Entrée ou MAJ + Entrée ).
Ce tarif sera dorénavant sélectionné par défaut pour tout nouveau client ajouté dans votre annuaire.
Il est recommandé de désactiver vos anciens tarifs une fois que vous avez basculé sur les nouveaux, afin qu’ils n’encombrent plus l’affichage. La désactivation de tarif permet de conserver ces derniers pour consultation.
Mettre à jour un tarif existant #
Vous pouvez à tout moment modifier les prix d’un tarif existant. Pour cela vous avez deux possibilités : soit modifier manuellement les prix de vos articles un à un, soit appliquer un traitement multiple pour calculer une augmentation ou une diminution de prix sur un ensemble d’articles.
Si vous souhaitez modifier des prix déjà facturés, il est vivement conseillé de dupliquer l’ancien tarif afin de conserver un historique, car les méthodes suivantes écraseront les prix existants.
Modifier manuellement vos prix #
- Rendez-vous dans le menu « Catalogue » > « Articles » :
- Cliquez sur un article existant pour le modifier,
- Placez-vous sur l’onglet « Tarif »,
- Modifiez le prix unitaire HT correspondant au tarif souhaité :
Décocher le bouton situé à gauche du tarif exclut l’article de ce tarif. Cela signifie que l’article n’apparaîtra pas pour lorsque ce tarif sera utilisé ou imprimé.
- Validez ( CTRL + Entrée ou MAJ + Entrée ).
Modifier les prix d’un ensemble d’articles #
- Rendez-vous dans le menu « Catalogue » > « Articles » :
- Dans votre liste d’articles, cochez les articles pour lesquels vous souhaitez modifier les prix,
- Cliquez sur le bouton « Mettre à jour le tarif » en haut de la liste :
- Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez le tarif sur lequel vous souhaitez modifier les prix (vous pouvez cocher la case « Traitement multiple » pour sélectionner tous les articles de la page courante. Notez que la sélection ne s’applique qu’à cette page),
- Saisissez les paramètres du calcul à appliquer pour l’ensemble des articles sélectionnés :
- Type de modification de tarif : Souhaitez-vous modifier les prix en appliquant un pourcentage (d’augmentation ou de diminution) ou en ajoutant/soustrayant un montant fixe ?
- Augmentation / Diminution : Saisissez ici la valeur de votre augmentation (en positif) ou de votre diminution (en négatif).
- Arrondi : Choisissez le niveau de précision souhaité pour l’arrondi des prix : au centime, à la dizaine de centime ou à l’unité.
- Validez.
Ces modifications n’ont aucune conséquence sur les bons déjà saisis. Si vous souhaitez modifier les prix de vos articles contenus dans les bons existants, vous devez passer par l’outil de mise à jour des montants des bons.
Mettre à jour les montants des bons déjà saisis #
Il peut arriver qu’une série de bons ait été saisie avec un mauvais tarif, notamment dans le cadre d’un changement de grille tarifaire mal anticipé. Reprendre les bons un à un pour corriger les prix peut se révéler contraignant. Heureusement, un outil de traitements multiples permet de rétablir la situation en quelques clics sur tout un ensemble de documents.
- Rendez-vous dans le menu « Flux de production » :
- Choisissez l’onglet des documents que vous souhaitez modifier (devis, bons de travail, bons d’essayage, bons de livraison ou bons sur pro forma),
- Sélectionnez les documents que vous souhaitez modifier en cochant les cases correspondantes (vous pouvez cocher la case « Traitement multiple » pour sélectionner tous les documents de la page courante. Notez que la sélection ne s’applique qu’à cette page),
- Cliquez sur le bouton « Mettre à jour les montants des bons » sur la ligne des traitements multiples :
- Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez le tarif à appliquer aux documents sélectionnés :
- Cliquez sur le bouton « Continuer ».
Les montants des documents sélectionnés se mettent alors automatiquement à jour, en fonction du tarif choisi.
