Nouvelles fonctionnalités
- Facture électronique
- Découvrez la nouvelle fonctionnalité de facturation électronique, conçue pour vous mettre en conformité avec les obligations légales en vigueur. PROTHESIS CLOUD génère désormais des factures au format structuré, conformes à la norme européenne EN 16931.
- Le format de facture électronique dépend du pays de votre laboratoire : Factur-X (CII, profil EXTENDED-CTC-FR) pour la France, UBL Peppol BIS Billing 3.0 pour la Belgique et les autres pays membres du réseau Peppol.
- L’activation s’effectue depuis votre tableau de bord. Avant d’activer, il vous appartient de vérifier la conformité de vos informations (identifiant légal, paramètres de taxes, informations clients) en suivant le guide de préparation adapté à votre pays (Guide pour la France (Factur-X), Guide pour la Belgique et pays membres du réseau Peppol (UBL)). Une fois activée, toutes vos nouvelles factures et avoirs sont automatiquement générés au format électronique.
- Les factures et avoirs électroniques sont identifiés par une icône dédiée (Factur-X ou UBL) dans les listes et les prévisualisations.
- En Factur-X (France), le fichier XML structuré est directement embarqué dans le PDF de la facture. En UBL (Belgique et pays Peppol), le fichier XML est un document séparé, téléchargeable depuis la liste des factures et des avoirs via le bouton « Télécharger le fichier UBL ».
- Après activation, les mentions d’exonération de taxes sont calculées automatiquement par le logiciel à l’aide de codes d’exonération structurés, combinant la raison d’exonération du laboratoire, le paramétrage par article et le pays du client. Les laboratoires qui n’ont pas encore activé la facture électronique continuent d’utiliser le texte libre existant.
- Les factures électroniques incluent automatiquement la mention d’exigibilité de la TVA (à la livraison, à l’encaissement ou sur les débits) ainsi que la nature de l’opération (livraison de biens ou prestation de services), déterminées à partir du paramétrage de vos articles. Une nouvelle option « Paiement de la TVA d’après les débits » est disponible dans les paramètres du laboratoire pour les laboratoires ayant opté pour ce régime.
- Vos clients peuvent consulter et télécharger leurs factures et avoirs électroniques depuis leur Espace client.
- Vous pouvez consulter notre documentation en ligne pour plus d’informations.
- Transmission des factures belges via le réseau Peppol
- Pour les laboratoires situés en Belgique, ou autres pays membres du réseau Peppol, vos factures et avoirs au format UBL sont désormais automatiquement transmis à vos clients via le réseau Peppol, par l’intermédiaire de notre Plateforme Agréée. La transmission s’effectue en arrière-plan, sans aucune action de votre part.
- Pour activer la transmission, vous devez au préalable signer un mandat (nous consulter) autorisant notre Plateforme Agréée à agir au nom de votre laboratoire sur l’annuaire Peppol.
- Un statut de transmission est affiché sur chaque facture et avoir dans les listes.
- Un nouveau filtre « Statut de transmission » est disponible dans les listes de factures définitives et de factures d’avoir pour retrouver rapidement vos documents selon leur état de transmission.
- L’historique de transmission de chaque document est consultable depuis sa prévisualisation, avec le détail chronologique de chaque étape.
- En cas d’échec de transmission, un bouton « Essayer de transmettre à nouveau » permet de retenter l’envoi directement depuis la prévisualisation du document.
- Lorsqu’une facture est rejetée par la Plateforme Agréée (statut « Échec de transmission »), vous pouvez créer un avoir interne pour l’annuler comptablement. Cet avoir n’est transmis ni à l’administration fiscale, ni au client final.
Améliorations
- Paramètres des taxes
- Une nouvelle option « Exonération domestique applicable» permet de définir le type d’exonération applicable à l’ensemble votre catalogue (« Prothèse dentaire » ou « Franchise en base »).
- Fiche article
- Le paramétrage des taxes par article affiche désormais le type d’exonération domestique applicable. Il est possible d’indiquer une exonération différente de celle paramétrée globalement dans les paramètres des taxes.
- Une nouvelle option « Service » permet d’indiquer si un article correspond à une prestation de services (réparation, adjonction, formation, prise de teinte, conception 3D seule…) plutôt qu’à une livraison de biens. Cette distinction impacte la nature de l’opération, l’exigibilité de la TVA, ainsi que la raison d’exonération à l’export : pour les clients intracommunautaires, une prestation de services relève de l’autoliquidation, tandis qu’une livraison de biens relève de l’exonération pour livraison intracommunautaire.
- Adresses postales
- La contrainte de la norme postale AFNOR NF Z 10-011 (38 caractères maximum par ligne, ponctuation interdite) a été levée. Les champs d’adresse acceptent désormais jusqu’à 50 caractères et la ponctuation est autorisée sur toutes les lignes. Cette évolution permet de saisir des adresses complètes, adaptées à la facturation électronique.
