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Il existe 2 méthodes de facturation sur PROTHESIS CLOUD, dépendantes de votre fonctionnement :

1. Facturation globale
   Si vous facturez l’ensemble de vos bons de livraison en fin de mois, il est recommandé d’utiliser la méthode de facturation globale :
   – Rendez-vous dans le menu « Factures »,
   – Cliquez sur le bouton « + » (« Nouvelle facturation »),
   – Par défaut, le logiciel vous propose de facturer l’ensemble des bons de livraison jusqu’à la date du jour. Vous pouvez modifier librement cette date.
   – Vous pouvez activer ou désactiver l’option de facturation pro forma, en d’autres termes de création d’un brouillon de vos factures, selon vos besoins. Il est vivement conseillé de générer dans un premier temps des factures pro formas, afin de les faire valider par vos clients avant de générer des factures définitives.
   – Cliquez sur le bouton « Facturer » en bas à droite de l’écran pour générer vos factures.
2. Facturation directe
   Si vous facturez quotidiennement vos clients, ou si vous avez besoin de créer une facture ponctuellement pour un seul ou quelques bons de livraison, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation directe de PROTHESIS CLOUD :
   – Rendez-vous dans le menu « Flux de production »
   – Choisissez l’onglet « Bons de livraison » (seuls les bons de livraison peuvent être facturés),
   – Dans la liste des bons de livraison, survolez ou cliquez sur le bon que vous souhaitez facturer, puis cliquez sur le bouton d’action « Facturer le bon de livraison ».
   – Vous pouvez activer ou désactiver l’option de facturation pro forma, en d’autres termes de création d’un brouillon de votre facture, selon vos besoins. Il est vivement conseillé de générer dans un premier temps des factures pro formas, afin de les faire valider par vos clients avant de générer des factures définitives.
   – Cliquez sur le bouton « Oui » pour générer votre facture.

Il est également possible de facturer plusieurs bons en même temps, en cochant ces derniers dans la liste, et en demandant le traitement multiple « Facturer les bons ». Attention, ce traitement est limité à l’affichage de la liste en cours, page par page. Si d’autres bons sont présents sur une autre page de la liste, les bons seront facturés sur une autre facture.

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Pour des raisons légales, il est strictement interdit de supprimer ou de modifier une facture existante. Les factures définitives générées sur PROTHESIS CLOUD sont donc inaltérables.
Toutefois, il est possible de corriger ou d’annuler comptablement une facture par le biais d’un avoir.
Il existe 2 types d’avoirs sur PROTHESIS CLOUD : l’avoir intégral et l’avoir libre.

1. Avoir intégral
   Ce type d’avoir permet d’annuler intégralement la facture, que cela soit comptablement, dans le solde client, ou dans vos statistiques. Pour réaliser cette opération :
   – Rendez-vous dans le menu « Factures »,
   – Choisissez l’onglet « Factures définitives »,
   – Dans la liste des factures, survolez ou cliquez sur la facture que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur le bouton d’action « Créer un avoir »,
   – Cliquez sur « Avoir intégral »,
   – Sur l’écran suivant, vous pouvez préciser le motif de l’annulation, puis cliquer sur le bouton « Annuler la facture » en bas à droite de l’écran, afin de générer l’avoir intégral.

Attention : une facture annulée n’est pas supprimée. Elle est toujours consultable dans votre liste de factures, en activant le filtre avancé « Affichage des factures annulées ».

Une fois la facture annulée, vous pouvez facilement recréer les bons de livraison afin de les corriger et les facturer à nouveau :
– Rendez-vous dans le menu « Factures »,
– Choisissez l’onglet « Factures d’avoir »,
– Dans la liste des avoirs, survolez ou cliquez sur l’avoir correspondant à la facture que vous avez annulé, et cliquez sur le bouton d’action « Recréer les bons de livraison ».
– Après validation, l’intégralité des bons de la facture d’origine seront recréés dans vos flux de production, en attente d’une nouvelle facturation.

1. Avoir libre
   Ce type d’avoir permet de corriger partiellement une facture, en créant une opération comptable qui permet également de corriger le solde client. En revanche, cet avoir n’aura aucun impact sur vos statistiques articles ou familles.
   Pour créer un avoir libre :
   – Rendez-vous dans le menu « Factures »,
   – Choisissez l’onglet « Factures définitives »,
   – Dans la liste des factures, survolez ou cliquez sur la facture que vous souhaitez corriger, puis cliquez sur le bouton d’action « Créer un avoir »,
   – Cliquez sur « Avoir libre »,
   – Sur l’écran suivant, vous pouvez préciser le motif de l’avoir, puis indiquer librement le libellé et le montant de chaque ligne de votre avoir.
   – Cliquez sur le bouton « Créer l’avoir » en bas à droite de l’écran.

Selon le type de produit que vous facturez, votre emplacement géographique ou celui de vos clients, votre laboratoire peut être exigible ou exonéré de diverses taxes sur votre facturation. Vous pouvez paramétrer PROTHESIS CLOUD afin de couvrir les différents cas de figure.

Vous trouverez toutes les informations concernant ce paramétrage dans notre documentation en ligne (cliquez ici).

Vous pourrez ainsi configurer le logiciel selon le cas qui correspond à votre activité :

• Configuration d’un catalogue intégralement exonéré de taxes. Il s’agit de la configuration par défaut de votre logiciel. Si vous n’avez pas changé les paramètres de taxes de votre laboratoire, ni ceux de vos articles, vous n’avez rien de plus à faire.
• Configuration d’un catalogue majoritairement soumis aux taxes. Si l’activité de votre laboratoire est intégralement ou majoritairement soumise à une ou plusieurs taxes, comme c’est le cas en France pour la TVA avec les laboratoires d’orthodontie, vous pouvez très facilement activer les taxes voulues sur votre catalogue dans le menu « Mon compte » > « Paramètres des taxes ».
• Configuration d’un catalogue partiellement soumis aux taxes. Si l’activité de votre laboratoire est majoritairement non-soumise aux taxes, et qu’une partie de votre catalogue seulement est soumise à une ou plusieurs taxes (exemple : TVA sur l’orthodontie en France), vous pouvez paramétrer individuellement certains articles dans « Catalogue » > « Articles », puis sur l’onglet « Tarif » de ces derniers.
• Ne pas appliquer les taxes pour certains clients. Il est possible sur PROTHESIS CLOUD de paramétrer vos clients afin de ne pas leur facturer certaines taxes, dans « Annuaire » > « Clients », puis sur l’onglet « Facturation » de ces derniers. Cela est utile, par exemple, pour des clients que vous factureriez à l’étranger, et pour lesquels la TVA ne serait pas applicable.
• Imprimer les tarifs de vos clients en TTC ou en HT. Vous pouvez demander le PDF de vos tarifs en TTC ou en HT, en fonction de l’écran sur lequel vous êtes : Tarifs en TTC depuis l'annuaire clients, tarifs en HT depuis la liste des tarifs.

Cliquez ici pour voir le paramétrage de la TVA en action.

Pour créer vos espaces clients, rien de plus simple : il vous suffit de saisir l’adresse e-mail de vos clients, puis de choisir les documents que vous souhaitez publier sur leurs espaces.

Vous trouverez toutes les informations concernant la mise en place des espaces clients dans notre documentation en ligne (cliquez ici) :

• Création d’espaces clients. Vous pouvez créer librement des espaces clients pour les clients de votre choix, sans limitation, en cliquant sur le bouton « Gérer les utilisateurs de l’espace client » dans votre annuaire client.
• Relance des créations de compte. Il peut arriver que vos clients passent à côté de l’e-mail d’invitation de vos espaces clients. Tant qu’ils ne valident pas la création de leur compte de leur côté, ils sont signalés « En attente » dans votre fichier client. Dans ce cas, vous pouvez les relancer, soit un à un, soit par groupe grâce au traitement multiple « Renvoyer l’e-mail de création de compte ».
• Publication de documents sur les espaces clients . Une fois vos espaces clients créés, vous pouvez y publier vos devis, bons d’essayage, bons de livraisons et factures (pro formas, définitives et avoirs) à l’aide du bouton « Publier sur l’espace client », afin de les rendre directement consultables en ligne. Vos clients seront prévenus par e-mail de la mise à disposition de ces documents.
• Recevoir les e-mails de réponses de vos clients. À chaque publication de document (factures, bons…) sur les espaces clients, vos clients reçoivent un e-mail de notification. S’ils répondent à ces e-mails, vous pouvez recevoir leurs réponses dans une ou plusieurs boîtes e-mail de votre choix. Pour les configurer, il vous faut ajouter les adresses e-mails voulues dans les contacts des « Paramètres du laboratoire » et cocher la case « Utiliser cet e-mail pour recevoir les réponses des utilisateurs de vos espaces clients ».
• Publication de vos tarifs sur les espaces clients. Il est possible de choisir de publier ou non vos tarifs sur vos espaces clients dans les « Paramètres des espaces utilisateurs » situés dans « Mon compte ».

Cliquez ici pour voir les espaces clients en action.

Aucun frais supplémentaire : Les espaces clients sont inclus dans votre abonnement PROTHESIS CLOUD.