Mise à jour obligatoire :
Votre logiciel PROTHESIS CLOUD intègre les nouvelles normes de la facture électronique.
Voici les actions à effectuer pour préparer votre laboratoire.
Mise à jour obligatoire : passage au format légal UBL
PROTHESIS CLOUD adopte le format légal de facture électronique conforme à la norme EN 16931, profil UBL PEPPOL BIS 3.0.
Cette évolution concerne tous les laboratoires des pays membres du réseau Peppol, et implique quelques vérifications dans votre logiciel, avant activation de votre part.
À terme, le format UBL sera activé automatiquement pour tous les laboratoires, même si la configuration n’a pas été finalisée.
Cette bascule sera effectuée le 1er juin 2026.
Pourquoi cette évolution ?
La facture électronique impose plusieurs règles strictes :
- Les taxes (TVA et autres) doivent être clairement identifiées.
- Les exonérations ne peuvent plus être saisies en texte libre.
- Le numéro d’entreprise (ou identifiant légal équivalent) devient obligatoire pour toutes les transactions en B2B.
Les 5 actions à effectuer dans votre logiciel
1. Renseigner votre identifiant légal
L’identifiant légal est obligatoire pour toutes les factures électroniques émises à des clients assujettis à la TVA.
Si votre numéro d’entreprise n’est pas encore enregistré chez nous, transmettez-le via le formulaire dédié.
2. Vérifier vos paramètres de taxes
Si votre taux de TVA par défaut est “non soumis”, vous devez choisir votre régime d’exonération applicable à l’ensemble de votre catalogue.
Sans action de votre part, “Prothèse dentaire” sera appliqué par défaut.
Les laboratoires réalisant de l’orthodontie devront vérifier leurs paramètres plus attentivement.
3. Mettre à jour votre catalogue articles
Vérifiez si chaque article non soumis à la TVA utilise le bon régime d’exonération.
Tous vos articles héritent automatiquement du paramétrage général du laboratoire défini dans le point 2 (« Vérifier vos paramètres de taxes »). Vous n’avez donc à vérifier que les articles avec un paramétrage particulier.
Important : sans action de votre part, “Prothèse dentaire” sera appliqué par défaut.
4. Compléter votre annuaire clients
Pour tous vos clients assujettis à la TVA, vous devez renseigner :
- leur numéro d’entreprise (ou identification légale équivalente)
- leur numéro de TVA intracommunautaire (pour les transactions transfrontalières en UE)
Pour les clients basés à l’étranger :
Si vos activités sont soumises à TVA, décochez l’option “TVA” pour les clients concernés par les transactions transfrontalières, afin que le logiciel applique automatiquement le bon régime d’exonération. Si vos activités sont non soumises à TVA, ce paramétrage est inutile.
5. Vérifier la nature de vos opérations
Si vous facturez des prestations de services :
Activez l’option “Service” sur les actes concernés : interventions sur une prothèse existante (réparation, adjonction), prestations intellectuelles (formation, conseil, prise de teinte, conception 3D seule…).
Dans tous les autres cas, la fabrication de prothèses et d’orthèses est fiscalement qualifiée de “livraison de biens”.
Cette distinction impacte la raison d’exonération à l’export : pour les clients intracommunautaires, une prestation de services relève de l’autoliquidation, tandis qu’une livraison de biens relève de l’exonération pour livraison intracommunautaire.
Une fois tout configuré…
Vous pouvez activer le format légal UBL dès maintenant.
Les réglages resteront modifiables à tout moment.
Toute modification sera simplement prise en compte sur les prochaines factures émises..
